Cerere de Ofertă (CDO) Achiziționarea Serviciilor Generale de Comunicare pentru Technovator IP

Data emiterii CDO: 02 iunie 2025

1. Introducere

Technovator, o organizație non-profit dedicată consolidării ecosistemului tehnologic și antreprenorial din Moldova, invită companiile/agențiile de comunicare calificate și cu experiență să depună oferte pentru furnizarea unei game complete de servicii de comunicare. Prezenta CDO are ca scop stabilirea unui acord contractual general (acord-cadru) cu un furnizor de servicii selectat, pentru a sprijini necesitățile continue de comunicare ale Technovator.

2. Despre Technovator

Technovator se angajează să capaciteze comunitățile și să conecteze industriile cheie prin platforme și programe inovatoare, inclusiv inițiative în domeniile AgTech și HealthTech. Activitatea noastră se concentrează pe promovarea inovației, educației și asigurarea sustenabilității în peisajul tehnologic și antreprenorial din Moldova. Interacționăm cu o gamă diversă de părți interesate, inclusiv startup-uri, antreprenori, companii consacrate, instituții de învățământ, organisme guvernamentale, organizații internaționale și publicul larg. Comunicarea eficientă este crucială pentru atingerea misiunii noastre, sporirea vizibilității și angajarea publicurilor noastre țintă.

3. Calendar Technovator

Printre activitățile Technovator se numără programe, hackathonuri, meet-up-uri inclusiv și:

Inițiativa SALTO: Această inițiativă susține educația și formarea profesională prin programe inovatoare.

Deeptech GigaHack: Un hackathon axat pe soluții tehnologice avansate, Deeptech GigaHack adună inovatori pentru a dezvolta proiecte profunde.

Business Innovation Summit: La acest summit, lideri și antreprenori se reunesc pentru a discuta tendințe și strategii în inovația de afaceri.

4.  Obiectul Serviciilor de Comunicare

Furnizorul de servicii selectat va trebui să ofere o gamă largă de servicii de comunicare, în funcție de necesități, care pot include, dar nu se limitează la:

• Strategie și Planificare de Comunicare: Dezvoltarea și implementarea strategiilor complexe de comunicare, a planurilor de Relații Publice (PR) și a strategiilor specifice de campanie, aliniate cu obiectivele Technovator.
• Creare și Management de Conținut:

Redactare și editare (comunicate de presă, articole, postări pe blog, conținut pentru site-ul web, buletine informative, rapoarte, discursuri, postări pe rețelele sociale).

• Relații cu Mass-Media și Relații Publice:

Elaborarea și distribuirea de conținut pentru presă.

Construirea și menținerea relațiilor cu mass-media locală, națională și, potențial, internațională.

Dezvoltarea mapelor de presă, propunerea de subiecte, organizarea de conferințe/briefing-uri de presă.

Monitorizarea aparițiilor în presă.

• Comunicare Digitală:
• Managementul rețelelor sociale (strategie, creare de conținut, angajarea comunității, publicitate, analiză pe platforme precum Facebook, LinkedIn, Instagram, Telegram, TikTok etc.).

Managementul și actualizarea conținutului site-ului web (WordPress sau alt CMS).

Campanii de e-mail marketing și buletine informative.

Strategii de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO) și marketing prin motoare de căutare (SEM), dacă este cazul.

Gestionarea campaniilor de publicitate online (ex: Meta Ads, Google Ads); prezentarea portofoliului de campanii gestionate și/sau a unor oferte de servicii specifice va constitui un avantaj.

• Suport de Comunicare pentru Evenimente:

Promovare înainte de eveniment, suport de comunicare la fața locului (inclusiv acoperire live pe rețelele sociale) și comunicare post-eveniment.

Dezvoltarea materialelor de comunicare specifice evenimentului.

Diversificarea canalelor de comunicare pentru promovarea evenimentelor.

• Monitorizare, Evaluare și Raportare: Monitorizarea și evaluarea performanței activităților de comunicare, inclusiv a impactului generat de prezența pe rețelele sociale și a monitorizării media (media monitoring), furnizarea de rapoarte periodice cu indicatori cheie de performanță și recomandări.
• Suport pentru Comunicare Internă (când este necesar).
• Planificare și Suport pentru Comunicarea de Criză (dacă este necesar).

6. Durata Estimată a Contractului

Technovator intenționează să încheie un acord-cadru cu furnizorul de servicii selectat pentru o perioadă inițială de un (1) an, cu posibilitatea de prelungire pentru încă două (2) perioade suplimentare de câte un an, sub rezerva unei performanțe satisfăcătoare și a unui acord reciproc.

Serviciile vor fi solicitate prin solicitări specific, comenzi specifice sau caiete de sarcini (după caz) emise în baza acordului-cadru.

7. Instrucțiuni pentru Depunerea Ofertelor

Companiile interesate sunt rugate să depună o ofertă structurată după cum urmează:

A. Propunerea Tehnică:

• Profilul Companiei: Denumirea oficială, adresa, datele de contact, anul înființării, misiunea companiei și prezentarea generală a serviciilor.
  • Experiență și Expertiză: Experiență demonstrată (minimum 1-3 ani) în furnizarea de servicii de comunicare similare. Evidențiați experiența cu organizații non-profit, sectorul tehnologic sau proiecte de dezvoltare internațională în Moldova sau în regiune (dacă există).
  • Portofoliu/Studii de Caz: Furnizați cel puțin un exemplu de proiect sau campanie relevantă din trecut, detaliind clientul, domeniul de aplicare, activitățile și rezultatele obținute.
  • Înțelegerea Sarcinilor și Abordarea Propusă: Descrieți pe scurt înțelegerea dvs. asupra potențialelor nevoi ale Technovator și metodologia generală pentru furnizarea serviciilor de comunicare solicitate.
  • Echipa Propusă: CV-urile/profilurile personalului cheie care ar fi desemnat să lucreze cu Technovator, prezentând rolurile, calificările și experiența relevantă a acestora.
  • Referințe: Datele de contact pentru cel puțin doi (2) clienți recenți pentru care au fost prestate servicii similare.

B. Propunerea Financiară:

• O listă de tarife detaliată pentru diversele servicii prezentate în Secțiunea 3 (Obiectul Serviciilor de Comunicare). Aceasta ar trebui să includă tarife orare pentru personal (de exemplu, Strategist Comunicare, Redactor Conținut, Designer Grafic, Manager Rețele Sociale), tarife pe unitate (de exemplu, per comunicat de presă, per minut video) sau tarife pachet pentru pachete comune de servicii (de exemplu, pachet lunar de management al rețelelor sociale).
  • Toate tarifele trebuie cotate în Lei Moldovenești (MDL) și trebuie să includă toate taxele aplicabile. Vă rugăm să specificați TVA separat, dacă este cazul.
  • Indicați clar perioada de valabilitate a tarifelor cotate.

C. Documente Suport:

• Copia certificatului de înregistrare a companiei.
  • Orice alte certificări sau acreditări relevante.

7. Criterii de Evaluare

Ofertele vor fi evaluate pe baza următoarelor criterii:

• Experiența și Expertiza Companiei (25%): Relevanța experienței, în special cu organizații non-profit și sectorul tehnologic/antreprenorial.
• Calitatea Portofoliului și a Studiilor de Caz (10%): Succes demonstrat în proiecte similare.
• Înțelegerea Sarcinilor și Abordarea Propusă (30 %): Claritatea și adecvarea metodologiei generale propuse.
• Calificările Echipei Propuse (10%): Expertiza și experiența personalului cheie.
• Propunerea Financiară/Raport Cost-Eficiență (30%): Competitivitatea și claritatea listei de tarife.

Candidații selectați pe lista scurtă pot fi invitați la un interviu sau la o prezentare.

8. Calendarul CDO

• Data emiterii CDO: 02 iunie 2025
• Termenul limită pentru întrebări/clarificări: 13 iunie 2025, 17:00 (ora Chișinăului)
• Răspunsuri la întrebări/clarificări furnizate până la: 16 iunie 2025
• Termenul limită pentru depunerea ofertelor: 02 iulie 2025, 17:00 (ora Chișinăului)
• Atribuirea estimată a contractului: August 2025

9. Informații de Contact și Detalii de Depunere

Toate întrebările referitoare la această CDO trebuie trimise în scris (în limba engleză sau română) prin e-mail la: admin@technovator.world cu subiectul: “Întrebări CDO Comunicare_General“.

Ofertele trebuie depuse electronic în format PDF la adresa: admin@technovator.world până la termenul limită specificat mai sus. Subiectul e-mailului de depunere trebuie să fie: “Ofertă CDO Comunicare_General – [Numele Companiei Dvs.]“.

Ofertele primite după termenul limită nu vor fi luate în considerare.

10. Termeni și Condiții

• Prezenta CDO nu obligă Technovator să atribuie un contract sau să plătească costuri suportate în pregătirea sau depunerea unei oferte.
• Technovator își rezervă dreptul de a accepta sau respinge oricare sau toate ofertele primite ca urmare a acestei CDO, de a anula procesul de solicitare sau de a atribui contractul ofertantului a cărui ofertă este considerată cea mai avantajoasă pentru Technovator, chiar dacă nu este cea cu prețul cel mai mic.
• Toate informațiile furnizate de Technovator în această CDO sunt oferite cu bună-credință. Elementele individuale pot fi modificate în orice moment.
• Furnizorul de servicii selectat va semna un contract formal cu Technovator.
• Limba pentru oferte și pentru toate comunicările va fi engleza sau româna.